Braucht es eine vollständige Buchhaltung oder genügt eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung? Wie lange müssen die Belege aufbewahrt werden? Wann prüft eine Revisionsstelle? Die Antworten stehen in Art. 957 bis 958f und 727 bis 729 des Obligationenrechts. Hier sind sie Artikel für Artikel, mit den genauen Schwellen und Fristen (OR, Fassung vom 1. Januar 2026).
Wer Buch führen muss (Art. 957 OR)
Nach Art. 957 Abs. 1 OR müssen Buch führen und Rechnung legen: Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500 000 Franken erzielt haben, sowie alle juristischen Personen.
Nur über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage müssen drei Gruppen Buch führen (Art. 957 Abs. 2 OR): Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen; Stiftungen, die nach Art. 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.
Auch im vereinfachten Fall gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).
Ordnungsmässigkeit und Buchungsbeleg (Art. 957a OR)
Die Buchführung bildet die Grundlage der Rechnungslegung. Sie erfasst die Geschäftsvorfälle und Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (der wirtschaftlichen Lage) notwendig sind.
Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung umfassen namentlich die fünf Punkte von Art. 957a Abs. 2:
- die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte;
- der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge;
- die Klarheit;
- die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens;
- die Nachprüfbarkeit.
Was ein Buchungsbeleg ist
Das Gesetz definiert den Beleg weit (Art. 957a Abs. 3 OR): Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.
Der Datenträger ist also nicht entscheidend. Entscheidend ist, dass der Beleg die Buchung überprüfbar macht.
Die Jahresrechnung (Art. 958 OR)
Die Rechnungslegung soll die wirtschaftliche Lage des Unternehmens so darstellen, dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können (Art. 958 Abs. 1 OR).
Sie erfolgt im Geschäftsbericht, der die Jahresrechnung (Einzelabschluss) enthält. Diese besteht aus drei Teilen: Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (Art. 958 Abs. 2 OR). Die Vorschriften für grössere Unternehmen und Konzerne bleiben vorbehalten.
Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und dem zuständigen Organ oder den zuständigen Personen zur Genehmigung vorgelegt werden. Er ist vom Vorsitzenden des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans und von der innerhalb des Unternehmens für die Rechnungslegung zuständigen Person zu unterzeichnen (Art. 958 Abs. 3 OR).
Der Anhang ergänzt und erläutert die Zahlen der Bilanz und der Erfolgsrechnung (Art. 959c OR). Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen keinen Anhang erstellen, wenn sie den Vorschriften über die Rechnungslegung grösserer Unternehmen nicht unterstehen.
Grundsätze der Rechnungslegung (Art. 958a bis 958d OR)
Fortführung (Art. 958a): Die Rechnungslegung beruht auf der Annahme, dass das Unternehmen auf absehbare Zeit fortgeführt wird. Ist die Einstellung der Tätigkeit oder von Teilen davon in den nächsten zwölf Monaten ab Bilanzstichtag beabsichtigt oder voraussichtlich nicht abwendbar, so sind für die betreffenden Unternehmensteile Veräusserungswerte zugrunde zu legen.
Abgrenzung (Art. 958b): Aufwände und Erträge müssen zeitlich und sachlich voneinander abgegrenzt werden. Wenn die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge 100 000 Franken nicht überschreiten, kann darauf verzichtet und stattdessen auf Ausgaben und Einnahmen abgestellt werden.
Ordnungsmässige Rechnungslegung (Art. 958c Abs. 1): Die sieben Grundsätze sind Klarheit und Verständlichkeit, Vollständigkeit, Verlässlichkeit, Wesentlichkeit, Vorsicht, gleiche Massstäbe bei Darstellung und Bewertung sowie das Verrechnungsverbot (Aktiven und Passiven sowie Aufwand und Ertrag dürfen nicht miteinander verrechnet werden).
Währung und Sprache (Art. 958d): Die Rechnungslegung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung. Wird nicht die Landeswährung verwendet, müssen die Werte zusätzlich in der Landeswährung angegeben werden. Die Sprache ist eine Landessprache oder Englisch. In der Jahresrechnung stehen neben den Zahlen des Geschäftsjahres die Werte des Vorjahres.
Zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f OR)
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Abs. 2).
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, unter zwei Bedingungen: Die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen ist gewährleistet, und sie können jederzeit wieder lesbar gemacht werden (Abs. 3).
Ordentliche Revision, eingeschränkte Revision und Opting-out (Art. 727 und 727a OR)
Zu den Gesellschaften, die ihre Jahresrechnung ordentlich prüfen lassen müssen (Art. 727 Abs. 1 OR), gehören die Publikumsgesellschaften (kotierte Beteiligungspapiere oder ausstehende Anleihensobligationen), die zur Konzernrechnung verpflichteten Gesellschaften und diejenigen, die zwei der folgenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschreiten:
- Bilanzsumme: 20 Millionen Franken;
- Umsatzerlös: 40 Millionen Franken;
- 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.
Die eingeschränkte Revision und der Verzicht darauf
Sind die Voraussetzungen für eine ordentliche Revision nicht gegeben, muss die Gesellschaft ihre Jahresrechnung durch eine Revisionsstelle eingeschränkt prüfen lassen (Art. 727a Abs. 1 OR).
Mit der Zustimmung sämtlicher Aktionäre kann darauf verzichtet werden (Opting-out), wenn die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat. Der Verzicht gilt nur für künftige Geschäftsjahre und muss vor Beginn des Geschäftsjahres beim Handelsregisteramt angemeldet werden (Art. 727a Abs. 2). Der Anmeldung muss die Jahresrechnung des zuletzt abgelaufenen Geschäftsjahres beigelegt werden (Abs. 2bis).
Jeder Aktionär hat das Recht, spätestens zehn Tage vor der Generalversammlung eine eingeschränkte Revision zu verlangen; die Generalversammlung muss dann die Revisionsstelle wählen (Abs. 4).
Neben diesen Schwellen muss eine ordentliche Revision auch dann erfolgen, wenn Aktionäre, die zusammen mindestens 10 Prozent des Aktienkapitals vertreten, dies verlangen (Art. 727 Abs. 2 OR).
Unabhängigkeit der Revisionsstelle (Art. 728 und 729 OR)
In beiden Fällen muss die Revisionsstelle unabhängig sein und sich ihr Prüfungsurteil objektiv bilden. Die Unabhängigkeit darf weder tatsächlich noch dem Anschein nach beeinträchtigt sein (Art. 728 Abs. 1 und Art. 729 Abs. 1 OR).
Bei der ordentlichen Revision zählt Art. 728 Abs. 2 OR auf, was mit der Unabhängigkeit nicht vereinbar ist. Dazu gehören das Mitwirken bei der Buchführung sowie das Erbringen anderer Dienstleistungen, durch die das Risiko entsteht, eigene Arbeiten überprüfen zu müssen.
Bei der eingeschränkten Revision ist es lockerer: Das Mitwirken bei der Buchführung und das Erbringen anderer Dienstleistungen sind zulässig. Entsteht das Risiko der Überprüfung eigener Arbeiten, muss durch geeignete organisatorische und personelle Massnahmen eine verlässliche Prüfung sichergestellt werden (Art. 729 Abs. 2 OR).
Was die Prüfungen verlangen
Fachausweis Finanz- und Rechnungswesen: die Schwelle von CHF 500 000, die Bestandteile der Jahresrechnung, die Sechsmonatsfrist, die Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung und die zehnjährige Aufbewahrung.
Treuhänder/in: der Unterschied zwischen ordentlicher und eingeschränkter Revision, das Opting-out (zehn Vollzeitstellen, Zustimmung sämtlicher Aktionäre) und die Unabhängigkeit der Revisionsstelle.
Kaufmann/Kauffrau EFZ: der Buchungsbeleg, die Buchführungspflicht und die Aufbewahrungsdauer der Unterlagen.
Der klassische Fehler im Quiz: die Schwelle von CHF 500 000 aus Art. 957 OR, die darüber entscheidet, ob eine vollständige Buchhaltung geführt werden muss, mit den Schwellen von Art. 727 OR (20 Millionen, 40 Millionen, 250 Vollzeitstellen) verwechseln, die über die ordentliche Revision entscheiden. Zwei weitere Fallen: vergessen, dass für die ordentliche Revision zwei der drei Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten sein müssen, und glauben, der Verzicht auf die eingeschränkte Revision sei auch mit 11 oder mehr Vollzeitstellen möglich.