Nebenkosten und Heizkostenabrechnung: Akonto, Pauschale und Belege

Nebenkosten, Akontozahlungen, Nachzahlung in der Abrechnung: Das Thema kommt in jeder Prüfung für Immobilienbewirtschaftende vor und im Alltag jedes Mieters. Hier steht, was OR und VMWG Artikel für Artikel sagen: wann die Nebenkosten geschuldet sind, was bei der Heizung verrechnet werden darf, was nicht, und wie du eine Abrechnung liest.

Die Nebenkosten in einem Satz

Der Mietzins ist das Entgelt für die Überlassung der Sache zum Gebrauch (Art. 257 OR). Die Nebenkosten sind etwas anderes: das Entgelt für die Leistungen des Vermieters oder eines Dritten, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen (Art. 257a Abs. 1 OR).

Bei Wohn- und Geschäftsräumen sind es die tatsächlichen Aufwendungen des Vermieters für solche Leistungen, wie Heizungs-, Warmwasser- und ähnliche Betriebskosten, sowie öffentliche Abgaben, die sich aus dem Gebrauch der Sache ergeben (Art. 257b Abs. 1 OR). Das Schlüsselwort ist «tatsächlich»: Der Vermieter verrechnet nicht, was er nicht ausgegeben hat.

Wann der Mieter sie schuldet

Der Mieter muss die Nebenkosten nur bezahlen, wenn er dies mit dem Vermieter besonders vereinbart hat (Art. 257a Abs. 2 OR). Das ist die Antwort auf «Nebenkosten nicht im Mietvertrag»: Ohne besondere Vereinbarung schuldet der Mieter sie nicht, auch wenn der Vermieter die Leistungen tatsächlich bezahlt hat.

Der Mieter bezahlt den Mietzins und allenfalls die Nebenkosten am Ende jedes Monats, spätestens aber am Ende der Mietzeit, wenn kein anderer Zeitpunkt vereinbart oder ortsüblich ist (Art. 257c OR).

Ist der Mieter mit fälligen Nebenkosten im Rückstand, kann der Vermieter ihm schriftlich eine Zahlungsfrist setzen und androhen, bei unbenütztem Ablauf zu kündigen. Die Frist beträgt mindestens 30 Tage bei Wohn- und Geschäftsräumen (Art. 257d OR).

Neue Nebenkosten mitten im Mietverhältnis einzuführen, ist eine einseitige Vertragsänderung zu Lasten des Mieters. Es gelten dieselben Formvorschriften wie bei der Mietzinserhöhung: vom Kanton genehmigtes Formular, Begründung, sonst ist die Änderung nichtig (Art. 269d Abs. 1 bis 3 OR).

Akonto oder Pauschale: zwei Arten der Erhebung

Erste Art: Erhebung aufgrund einer Abrechnung. Der Mieter zahlt während des Jahres einen im Voraus festgelegten Monatsbetrag, das Akonto, danach erstellt der Vermieter die Abrechnung der tatsächlichen Kosten. Er muss sie mindestens einmal jährlich erstellen und dem Mieter vorlegen (Art. 4 Abs. 1 VMWG).

Zweite Art: die Pauschale. Der Mieter zahlt einen festen Betrag, am Ende gibt es keinen Saldo. Der Vermieter setzt ihn aber nicht frei fest: Er muss auf Durchschnittswerte dreier Jahre abstellen (Art. 4 Abs. 2 VMWG).

In beiden Fällen dürfen die Verwaltungskosten für die Erstellung der Abrechnung nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze angerechnet werden (Art. 4 Abs. 3 VMWG).

Heizung und Warmwasser: was anrechenbar ist

Art. 5 VMWG nennt den Grundsatz: Anrechenbar sind die tatsächlichen Aufwendungen, die mit dem Betrieb der Heizungsanlage oder der zentralen Warmwasseraufbereitungsanlage direkt zusammenhängen. Darunter fallen insbesondere die Aufwendungen für:

• die Brennstoffe und die Energie, die verbraucht wurden;
• die Elektrizität zum Betrieb von Brennern und Pumpen;
• die Betriebskosten für Alternativenergien;
• die Reinigung der Heizungsanlage und des Kamins, das Auskratzen, Ausbrennen und Einölen der Heizkessel sowie die Abfall- und Schlackenbeseitigung;
• die periodische Revision der Heizungsanlage einschliesslich des Öltanks sowie das Entkalken der Warmwasseranlage, der Boiler und des Leitungsnetzes;
• die Verbrauchserfassung und den Abrechnungsservice für die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung sowie den Unterhalt der nötigen Apparate;
• die Wartung;
• die Versicherungsprämien, soweit sie sich ausschliesslich auf die Heizungsanlage beziehen;
• die Verwaltungsarbeit, die mit dem Betrieb der Heizungsanlage zusammenhängt.

Was nicht anrechenbar ist

Art. 6 VMWG ist kurz. Nicht als Heizungs- und Warmwasserkosten anrechenbar sind die Aufwendungen für die Reparatur und Erneuerung der Anlagen sowie für die Verzinsung und Abschreibung der Anlagen. Diese Kosten bleiben beim Vermieter.

Achtung, Falle: Die Wartung darf verrechnet werden (Art. 5 Abs. 2 Bst. g). Die Kosten für die Wartung und die Verwaltung dürfen nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze angerechnet werden (Art. 5 Abs. 3 VMWG). Merke dir die Grenze: Wartung und Betrieb ja, Reparatur, Erneuerung, Verzinsung und Abschreibung nein.

Versicherungsprämien sind nur zulässig, soweit sie sich ausschliesslich auf die Heizungsanlage beziehen (Art. 5 Abs. 2 Bst. h).

Sonderfälle: Bezieht der Vermieter Heizenergie oder Warmwasser aus einer nicht zur Liegenschaft gehörenden Zentrale, kann er die tatsächlich anfallenden Kosten in Rechnung stellen (Art. 6a VMWG). Ein Energiespar-Contracting darf höchstens 10 Jahre lang als Nebenkosten verrechnet werden, und der jährliche Betrag darf nicht höher sein als die Energiekosten, die der Mieter einspart (Art. 6c VMWG). Die Heizungskosten für nicht vermietete Räume trägt der Vermieter (Art. 7 Abs. 1 VMWG).

Eine Abrechnung lesen und die Belege prüfen

Rechenbeispiel. Der Mieter zahlt ein Akonto von CHF 200 pro Monat: 200 mal 12 Monate ergibt CHF 2 400 im Jahr. Die Abrechnung weist tatsächliche Kosten von CHF 2 700 aus. 2 700 minus 2 400: Der Mieter schuldet eine Nachzahlung von CHF 300. Hätten die tatsächlichen Kosten nur CHF 2 100 betragen, würde der Vermieter ihm umgekehrt CHF 300 schulden.

Erhält der Mieter mit der jährlichen Heizungskostenrechnung keine detaillierte Abrechnung, muss auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass er sie verlangen kann (Art. 8 Abs. 1 VMWG).

Der Vermieter muss dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren (Art. 257b Abs. 2 OR). Bei der Heizung ist der Mieter oder sein bevollmächtigter Vertreter berechtigt, die sachdienlichen Originalunterlagen einzusehen und über den Anfangs- und Endbestand von Heizmaterialien Auskunft zu verlangen (Art. 8 Abs. 2 VMWG).

Was die Prüfungen verlangen

Immobilienbuchhaltung: eine Abrechnung erstellen (einbezahlte Akonti, tatsächliche Kosten, Saldo), verrechenbare von nicht verrechenbaren Kosten unterscheiden, die Pauschale auf Basis des Dreijahresdurchschnitts verstehen.

Mietrecht: die besondere Vereinbarung als Voraussetzung, das Recht auf Belegeinsicht und die Form für neue Nebenkosten im laufenden Mietverhältnis.

Der klassische Fehler im Quiz: glauben, der Vermieter könne alles verrechnen, was er bezahlt. Ohne besondere Vereinbarung ist nichts geschuldet, und selbst mit Vereinbarung bleiben Reparatur, Erneuerung, Verzinsung und Abschreibung der Heizungsanlage beim Vermieter. Die zweite Falle: die Wartung zu den nicht verrechenbaren Kosten zählen.