Charges non comprises dans le loyer, acomptes, solde du décompte : les frais accessoires reviennent à chaque examen de gérant·e d’immeubles, et dans la vie de tout locataire. Voici ce que disent le CO et l’OBLF, article par article : quand les frais sont dus, ce qui peut être facturé pour le chauffage, ce qui ne le peut pas et comment lire un décompte.
Les frais accessoires en une phrase
Le loyer rémunère la cession de l’usage de la chose (art. 257 CO). Les frais accessoires rémunèrent autre chose : les prestations fournies par le bailleur ou par un tiers en rapport avec l’usage de la chose (art. 257a al. 1 CO).
Pour les habitations et les locaux commerciaux, ce sont les dépenses effectives du bailleur pour ces prestations, telles que les frais de chauffage, d’eau chaude et les autres frais d’exploitation, ainsi que les contributions publiques qui résultent de l’utilisation de la chose (art. 257b al. 1 CO). Le mot clé est « effectives » : le bailleur ne facture pas ce qu’il n’a pas dépensé.
Quand le locataire les doit
Les frais accessoires ne sont à la charge du locataire que si cela a été convenu spécialement (art. 257a al. 2 CO). C’est la réponse à « frais accessoires non mentionnés dans le bail » : sans accord spécial, le locataire ne les doit pas, même si le bailleur a bel et bien payé les prestations.
Le locataire paie le loyer et, le cas échéant, les frais accessoires à la fin de chaque mois, mais au plus tard à l’expiration du bail, sauf convention ou usage local contraires (art. 257c CO).
Si le locataire est en retard pour des frais accessoires échus, le bailleur peut lui fixer par écrit un délai de paiement et lui signifier qu’à défaut il résiliera le bail. Ce délai est de 30 jours au moins pour les habitations et les locaux commerciaux (art. 257d CO).
Introduire de nouveaux frais accessoires en cours de bail est une modification unilatérale au détriment du locataire. Elle suit les mêmes règles de forme que la hausse de loyer : formule officielle agréée par le canton, motifs indiqués, sinon elle est nulle (art. 269d al. 1 à 3 CO).
Acomptes ou forfait : deux façons de percevoir
Première façon : la perception sur la base d’un décompte. Le locataire verse en cours d’année une somme mensuelle fixée d’avance, l’acompte, puis le bailleur établit le décompte des frais réels. Il doit l’établir au moins une fois par an et le présenter au locataire (art. 4 al. 1 OBLF).
Seconde façon : le forfait. Le locataire paie un montant fixe et il n’y a pas de solde à la fin. Mais le bailleur ne le fixe pas à l’aveugle : il doit se fonder sur la moyenne calculée sur une période de trois ans (art. 4 al. 2 OBLF).
Dans les deux cas, les frais d’administration qui découlent de l’établissement du décompte peuvent être calculés en fonction des dépenses effectives ou portés en compte jusqu’à concurrence des taux usuels (art. 4 al. 3 OBLF).
Le chauffage et l’eau chaude : ce qui entre en ligne de compte
L’art. 5 OBLF pose le principe : ce sont les dépenses effectives directement en rapport avec l’utilisation de l’installation de chauffage ou de l’installation générale de préparation d’eau chaude. Il s’agit notamment des dépenses pour :
- le combustible et l’énergie consommés ;
- l’énergie électrique utilisée pour les brûleurs et les pompes ;
- les frais d’exploitation d’énergies de substitution ;
- le nettoyage de l’installation de chauffage et de la cheminée, le grattage, le brûlage et l’huilage de la chaudière, ainsi que l’enlèvement des déchets et des scories ;
- la révision périodique de l’installation de chauffage, réservoirs à mazout y compris, et le détartrage de l’installation d’eau chaude, des chauffe-eau et des conduites ;
- le relevé, le décompte et l’entretien des appareils lorsque les frais de chauffage sont calculés de manière individuelle ;
- la maintenance ;
- les primes d’assurance qui se rapportent exclusivement à l’installation de chauffage ;
- le travail administratif qu’occasionne l’exploitation de l’installation de chauffage.
Ce qui n’entre pas en ligne de compte
L’art. 6 OBLF est court. N’entrent pas en ligne de compte comme frais de chauffage et d’eau chaude les dépenses pour la réparation et la réfection des installations, ainsi que pour le service de l’intérêt et l’amortissement des installations. Ces coûts-là restent à la charge du bailleur.
Attention au piège : la maintenance, elle, peut être facturée (art. 5 al. 2 lit. g). Les frais de maintenance et d’administration peuvent être calculés en fonction des dépenses effectives ou portés en compte jusqu’à concurrence des taux usuels (art. 5 al. 3 OBLF). La frontière à retenir est donc : maintenance et exploitation oui, réparation, réfection, intérêt et amortissement non.
Les primes d’assurance ne sont admises que si elles se rapportent exclusivement à l’installation de chauffage (art. 5 al. 2 lit. h).
Cas particuliers : quand le bailleur achète sa chaleur à une centrale située hors de l’immeuble, les dépenses effectives peuvent entrer en ligne de compte (art. 6a OBLF). Un contrat de performance énergétique peut être facturé pendant 10 ans au plus, et le montant annuel ne peut pas dépasser les économies d’énergie réalisées par le locataire (art. 6c OBLF). Les frais de chauffage des locaux non loués sont à la charge du bailleur (art. 7 al. 1 OBLF).
Lire un décompte et vérifier les pièces
Exemple arithmétique. Le locataire verse un acompte de 200 CHF par mois : 200 fois 12 mois, soit 2 400 CHF dans l’année. Le décompte fait état de 2 700 CHF de frais effectifs. 2 700 moins 2 400 : le locataire doit un solde de 300 CHF. Si les frais effectifs n’avaient été que de 2 100 CHF, le bailleur lui devrait au contraire 300 CHF.
Pour le chauffage, si le locataire ne reçoit pas un décompte détaillé avec la facture annuelle, la facture doit indiquer expressément qu’il peut l’exiger (art. 8 al. 1 OBLF).
Le bailleur doit, à la demande du locataire, lui permettre de consulter les pièces justificatives (art. 257b al. 2 CO). Pour le chauffage, le locataire ou son mandataire dûment autorisé peut consulter les pièces justificatives originales et demander des renseignements sur l’état des stocks de combustibles au début et à la fin de la période de chauffage (art. 8 al. 2 OBLF).
Ce que l’examen demande
Comptabilité immobilière : établir un décompte (acomptes encaissés, frais effectifs, solde), distinguer ce qui est refacturable de ce qui reste à la charge du bailleur, comprendre le forfait fondé sur la moyenne de trois ans.
Droit du bail : exiger un accord spécial pour que les frais soient dus, connaître le droit de consulter les pièces et la forme requise pour introduire de nouveaux frais en cours de bail.
Dans les QCM, l’erreur classique est de croire que tout ce que le bailleur paie peut être refacturé : sans accord spécial, rien n’est dû, et même avec accord, la réparation, la réfection, l’intérêt et l’amortissement des installations de chauffage restent à sa charge. L’autre piège : compter la maintenance parmi les frais non refacturables.